Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym. - Punkt Informacyjny ds. Telekomunikacji

Nazwa procedury:
Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym.

INFRASTRUKTURA: Dotyczy całego katalogu infrastruktury telekomunikacyjnej.

AKTY PRAWNE:
- [1] ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity:  Dz.U. 2024 r. poz. 572),
- [2] ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz.U. 2024 r. poz. 725, z późn. zm.),
- [3]  ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jednolity: Dz.U. 2024 r. poz. 1045),
- [4] ustawa z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (tekst jednolity:  Dz.U. 2024 r. poz. 604, z późn. zm.),
- [5] ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1640).

OPŁATY: Nie dotyczy.

OPIS PROCEDURY:
Kierując się ułatwieniami w realizacji inwestycji telekomunikacyjnych, Ustawodawca stworzył odstępstwa od ogólnych zasad doręczeń, uregulowanych w dziale I rozdziale 8 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego. Celowe staje się więc omówienie zarówno sposobu doręczania pism w postępowaniu administracyjnym, jak i sposobów doręczania pism w postępowaniach związanych z budową obiektu liniowego, bądź jego lokalizowaniem. Niniejsza procedura przedstawia najważniejsze etapy związane z doręczaniem pism w postępowaniu administracyjnym.
Prawidłowe doręczenie pism w postępowaniu administracyjnym, zapewnia właściwy przebieg postępowania administracyjnego oraz możliwość realizacji uprawnień procesowych uczestników tego postępowania. Stanowi również gwarancję dla sfery praw i interesów osób uczestniczących w tym postępowaniu. Potwierdzeniem powyższej tezy, są m.in. następujące wyroki sądów administracyjnych: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 grudnia 2006 roku sygn. III SA/WA 1836/06 oraz  Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 stycznia 2008 roku sygn. II SA/WA 1640/07.
Na gruncie ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, ustawodawca przyjął zasadę oficjalności doręczenia, co oznacza, że w ramach prowadzenia postępowania administracyjnego, organ doręcza pisma z urzędu. Ryzyko niewłaściwego wykonania tego obowiązku, spoczywa na organie administracyjnym. Również negatywne skutki powstałe w związku z niewłaściwą realizacją obowiązku doręczenia obciążają w całości ten organ.

Zobowiązanie organu do doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym.
Termin "pismo" został użyty w art. 39 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, jako określenie nazwy grupy dokumentów. Pismem będziemy więc określać: wezwanie, zawiadomienie, protokół, każdy inny dokument, jak również sporządzoną na piśmie decyzję, czy jej odpis, odpis ugody, postanowienie (zob. szerzej: B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, 2019, Rozdział  8. Doręczenia s. 330).
Aktywność organu polegająca na doręczeniu pisma zachodzić będzie na skutek określonej sytuacji w postępowaniu, związanej z koniecznością zaangażowania jego uczestników lub stron postępowania.

Ustalenie szczególnych zasad doręczenia, określonych umowami międzynarodowymi.
Przepisów działu I rozdziału 8 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, nie stosuje się w stosunku do podmiotów objętych immunitetami dyplomatycznymi i konsularnymi oraz umowami i zwyczajami międzynarodowymi. Zasadne jest więc ustalenie, czy adresat pisma nie korzysta ze szczególnego uprawnienia, bądź czy nie istnieją szczególne umowy międzynarodowe, bądź zwyczaje regulujące sposób doręczania pism.

Ustalenie, czy istnieje konieczność zastosowania ogłoszenia publicznego, jako formy doręczenia.
Przepis art. 49 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, statuuje instytucję doręczenia przez publiczne obwieszczenie, w innej formie publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjętej w danej miejscowości lub przez udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej właściwego organu administracji publicznej. Jest to specyficzny sposób doręczania pism, który znajduje zastosowanie w toku postępowania, wyłącznie w sytuacji istnienia dodatkowej podstawy prawnej, odrębnej w stosunku do przepisu art. 49 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego. Jako przykład takich przepisów szczególnych wskazać należy: art. 5a ustawy [2] Prawo budowlane (budowa obiektu liniowego np. kanalizacji teletechnicznej lub linii kablowej), art. 30 ust. 5 c ustawy [4] o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (uzyskanie decyzji dostępu do nieruchomości).

Ustalenie, czy należy zastosować doręczenie w formie elektronicznej.

Organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu.
W przypadku doręczenia elektronicznego pisma doręcza się na:
1) adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych, a w przypadku pełnomocnika - na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo
2) adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Stosownie do art. 147 ust. 3 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, będące użytkownikami konta w ePUAP, stanowiącej odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Należy nadmienić, że przepisy zawarte w rozdziale 8 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych - Przepisy przejściowe, dostosowujące i przepis końcowy m.in. różnicują odnośnie do określonych podmiotów, od kiedy są one zobowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego czy publicznej usługi hybrydowej.
Dla części podmiotów publicznych będzie to 1 stycznia 2025 roku z wyłączeniem: jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, związków metropolitalnych oraz samorządowych zakładów budżetowych – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych), a także z wyłączeniem sądów, trybunałów, komorników, prokuratur, organów ścigania i Służby Więziennej (art. 155 ust. 7 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych), te bowiem zobowiązane są stosować przepisy od 1 października 2029 roku.
W przypadku natomiast podmiotów niepublicznych, obowiązki dotyczące posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz stosowania publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, wprowadzane są stopniowo.
W przypadku przedsiębiorców telekomunikacyjnych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS):
1) Nowo rejestrowani w KRS od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od momentu rejestracji.
2) Podmioty zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. mają obowiązek uzyskania adresu do doręczeń elektronicznych od 1 kwietnia 2025 r.
W przypadku przedsiębiorców telekomunikacyjnych wpisanych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG):
1) Nowo rejestrowane podmioty w CEIDG od 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od momentu rejestracji.
2) Podmioty wpisane do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 1 października 2026 r. (zob. Komunikat Ministra Cyfryzacji dostępny na stronie internetowej https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram).
W przypadku przebywania przez adresata pisma w siedzibie organu dopuszczalne jest doręczenie pisma do rąk własnych.
W przypadku braku możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych, na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu, organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem:
1) przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy [3] o doręczeniach elektronicznych, albo
2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
W przypadku braku możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych, na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu, a także przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, organ administracji publicznej doręcza pisma:
1) przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 3 ustawy [5] Prawo pocztowe, albo
2) przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.
Doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych jest co do zasady obligatoryjne i należy je traktować jako podstawowy tryb doręczeń pism w postępowaniu administracyjnym.  Zastosowanie pozostałych trybów doręczenia wskazanych w art. 39 § 2 i 3 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego stanowi wyjątek od doręczeń elektronicznych, który można zastosować wyłącznie, gdy nie ma możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych (por. R. Hauser, M. Wierzbowski (red), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Wyd. 8, Warszawa 2023, Legalis).
Stosownie do przepisu art. 39³ ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, ustawodawca umożliwił organowi administracyjnemu załatwienie wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego.  W zależności od zaistnienia odpowiednich przesłanek organ doręcza stronie lub uczestnikowi postępowania pismo w formie:
a) dokumentu elektronicznego (a więc przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego w formie w jakiej pismo to zostało wydane) albo
b) wydruku dokumentu elektronicznego (jest to zmaterializowana postać pisma które organ wydał w formie dokumentu elektronicznego).

Ustalenie, kto jest adresatem danego pisma.
Weryfikacja w zakresie doręczenia pisma osobom fizycznym, a jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym, pozwala zachować odmienności, przewidziane przepisami w ramach dokonywania doręczeń.

Ustalenie miejsca zamieszkania, bądź siedziby.
Zgodnie z przepisem art. 40 § 4 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy, zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba że doręczenie następuje usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Jednocześnie zgodnie z przepisem art. 44 § 5 ustawy [1] Kodeks postępowania administracyjnego, w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń, przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.
Tym samym w pierwszym doręczonym piśmie za granicą, organ informuje stronę o konieczności ustanowienia pełnomocnika w kraju (pełnomocnictwo obligatoryjne) oraz o konsekwencjach braku jego ustanowienia.

Ustalenie, czy w sprawie działa przedstawiciel, bądź pełnomocnik.
Działanie w sprawie przedstawiciela jest charakterystyczne dla dwóch stanów:
(a) działania w sprawie rodzica za małoletniego, bądź działanie opiekuna za osobę ubezwłasnowolnioną,
(b) działanie ustanowionego przedstawiciela za osobę nieobecną, np. kurator ustanowiony dla osoby nieobecnej.
Strona może również działać w postępowaniu administracyjnym poprzez ustanowionego pełnomocnika. Obowiązkiem pełnomocnika jest przedłożyć do akt sprawy dokument pełnomocnictwa.
W tym miejscu należy nadmienić o częstych błędach zarządców dróg w toku postępowań związanych z lokalizowaniem infrastruktury telekomunikacyjnej w pasach drogowych. Błędy te polegają na wadliwym identyfikowaniu pełnomocników (wykonawców prac / przedsiębiorców budowlanych), jako strony postępowań lokalizacyjnych, zamiast inwestorów.

Doręczenie pisma pełnomocnikowi, bądź przedstawicielowi.
W przypadku, gdy w postępowaniu administracyjnym działa pełnomocnik, bądź przedstawiciel ustawowy, organ zobowiązany jest im doręczyć pisma procesowe, zamiast stronie.

Doręczenie pisma osobie fizycznej / jednostce organizacyjnej.
Osobie fizycznej pisma doręcza się: w sposób bezpośredni (do rąk własnych), zastępczy, w formie awizo albo na adres do korespondencji wskazany w bazie adresów elektronicznych. Możliwe jest także doręczenie elektroniczne na zasadach omówionych wcześniej.
Pisma jednostce organizacyjnej doręcza się: w lokalu siedziby takiego podmiotu, bądź w formie awizo. Możliwe jest także doręczenie elektroniczne na zasadach omówionych wcześniej.