Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym. - Information Point on Telecommunications

Nazwa procedury:
Doręczanie pism w postępowaniu administracyjnym.

INFRASTRUKTURA: Dotyczy całego katalogu infrastruktury telekomunikacyjnej.

AKTY PRAWNE:
- [1] ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 2096),
- [2] ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1202),
- [3] ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 1945),
- [4] ustawa z dnia 7 maja 2010 r. o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2017 r. poz. 2062).

OPIS PROCEDURY:
Ustawodawca kierując się ułatwieniami w realizacji inwestycji telekomunikacyjnych, stworzył odstępstwa od ogólnych zasad doręczeń, regulowanych rozdziałem 8 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, celowe staje się więc omówienie zarówno sposobu doręczania pism w postępowaniu administracyjnym, jak i sposobów doręczania pism w postępowaniach związanych z budową obiektu liniowego, bądź jego lokalizowania. Niniejsza procedura przedstawia najważniejsze etapy związane z doręczaniem pism w postępowaniu administracyjnym.
Prawidłowe doręczenie pism w postępowaniu administracyjnym, zapewnia właściwy przebieg postępowania administracyjnego oraz możliwość realizacji uprawnień procesowych uczestników tego postępowania. Stanowi również gwarancję dla sfery praw i interesów osób uczestniczących w tym postępowaniu. Potwierdzeniem powyższej tezy są m.in. następujące wyroki sądów administracyjnych: Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 5 grudnia 2006 roku sygn. III SA/WA 1836/06 oraz wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 7 stycznia 2008 roku sygn. II SA/WA 1640/07).
Na gruncie ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, ustawodawca przyjął zasadę oficjalności doręczenia, co oznacza, że organ w ramach prowadzenia postępowania administracyjnego, doręcza pisma z urzędu. Ryzyko niewłaściwego wykonania tego obowiązku spoczywa na organie administracyjnym. Również negatywne skutki powstałe w związku z niewłaściwą realizacją obowiązku doręczenia, obciążą w całości ten organ.

Zobowiązanie organu do doręczenia pisma w postępowaniu administracyjnym.
Termin "pismo" został użyty w art. 39 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, jako określenie nazwy grupy dokumentów. Pismem będziemy więc określać: wezwanie, zawiadomienie, protokół, każdy inny dokument, jak również sporządzoną na piśmie decyzję, czy jej odpis, odpis ugody, postanowienie (zob. szerzej J. Borkowski, Doręczenia, w: B. Adamiak, J. Borkowski, Komentarz, 2009, s. 232–233).
Aktywność organu do doręczenia pisma zachodzić będzie na skutek określonej sytuacji procesowej, związanej z koniecznością zaangażowania jego uczestników lub stron postępowania.

Ustalenie szczególnych zasad doręczenia określonych umowami międzynarodowymi.
Przepisów rozdziału 8 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, nie stosuje się w stosunku do podmiotów objętych immunitetami dyplomatycznymi i konsularnymi oraz umowami i zwyczajami międzynarodowymi. Zasadne jest więc ustalenie, czy adresat pisma nie korzysta ze szczególnego uprawnienia, bądź czy nie istnieją szczególne umowy międzynarodowe, bądź zwyczaje regulujące sposób doręczania pism.

Ustalenie, czy istnieje konieczność zastosowania ogłoszenia publicznego, jako formy doręczenia.
Przepis art. 49 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, statuuje instytucję doręczenia przez obwieszczenie. Jest to specyficzny sposób doręczania pism, który znajduje zastosowanie w toku postępowania, wyłącznie w sytuacji istnienia dodatkowej podstawy prawnej, określonej w stosunku do przepisu art. 49 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego. Jako przykład takich przepisów szczególnych wskazać należy: art. 5a ustawy [2] prawo budowlane (budowa obiektu liniowego np. kanalizacji teletechnicznej w ramach pozwolenia budowlanego), art. 53 ust. 1 ustawy [3] o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (uzyskanie decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego), art. 30 ust. 5 c ustawy [5] o wspieraniu rozwoju usługi i sieci telekomunikacyjjnych (uzyskanie decyzji dostępu do nieruchomości).

Ustalenie, czy strona wystąpiła z wnioskiem o doręczenie w formie elektronicznej.
Zastosowanie doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest możliwe w przypadku:
- wystąpienia strony o taki sposób doręczenia pisma ewentualnie,
- zgody strony na takie doręczenie, stosownie do art. 39 1 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego,
Organ administracyjny musi dysponować odpowiednim systemem teleinformatycznym, umożliwiającym obsługę doręczenia w sposób elektroniczny, zapewniającym identyfikację adresatów pism (identyfikacja taka może się odbywać, np. poprzez zastosowanie: profilu zaufanego e PUAP, kwalifikowanego certyfikatu, o którym mowa w ustawie [4] o podpisie elektronicznym, lub innych technologii stosowanych w systemie używanym przez organ administracyjny).
Adresat potwierdza odbiór pisma podpisem elektronicznym.

Ustalenie, kto jest adresatem danego pisma.
Weryfikacja w zakresie doręczenia pisma osobom fizycznym, a jednostkom organizacyjnym i organizacjom społecznym, pozwala zachować odmienności, przewidziane przepisami w ramach dokonywania doręczeń.

Ustalenie miejsca zamieszkania, bądź siedziby.
Zgodnie z przepisem art. 44 § 4 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, strona, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu albo siedziby w Rzeczypospolitej Polskiej lub innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy, zamieszkałego w Rzeczypospolitej Polskiej i nie działa za pośrednictwem konsula Rzeczypospolitej Polskiej, jest obowiązana wskazać w Rzeczypospolitej Polskiej pełnomocnika do doręczeń, chyba, że doręczenie następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Jednocześnie zgodnie z przepisem art. 44 § 5 ustawy [1] kodeks postępowania administracyjnego, w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń, przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Stronę należy o tym pouczyć przy pierwszym doręczeniu. Strona powinna być również pouczona o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem.
Tym samym w pierwszym doręczonym piśmie za granicą, organ informuje stronę o konieczności ustanowienia pełnomocnika w kraju (pełnomocnictwo obligatoryjne) oraz o konsekwencjach braku jego ustanowienia.

Ustalenie, czy w sprawie działa przedstawiciel, bądź pełnomocnik.
Działanie w sprawie przedstawiciela jest charakterystyczne dla dwóch stanów:
(a) działania w sprawie rodzica za małoletniego, bądź działanie opiekuna za osobę ubezwłasnowolnioną,
(b) działanie ustanowionego przedstawiciela za osobę nieobecną, np. kurator ustanowiony dla osoby nieobecnej.
Strona może również działać w postępowaniu administracyjnym poprzez ustanowionego pełnomocnika. Obowiązkiem pełnomocnika jest przedłożyć do akt sprawy dokument pełnomocnictwa.
W tym miejscu należy nadmienić o częstych błędach zarządców dróg w toku postępowań związanych z lokalizowaniem infrastruktury telekomunikacyjnej w pasach drogowych. Błędy te polegają na wadliwym identyfikowaniu pełnomocników (wykonawców prac / przedsiębiorców budowlanych), jako strony postępowań lokalizacyjnych zamiast inwestorów.

Doręczenie pisma pełnomocnikowi, bądź przedstawicielowi.
W przypadku, gdy w postępowaniu administracyjnym działa pełnomocnik bądź przedstawiciel ustawowy organ zobowiązany jest im doręczyć pisma procesowe, zamiast stronie.

Doręczenie pisma osobie fizycznej / jednostce organizacyjnej.
Osobie fizycznej pisma doręcza się: w sposób bezpośredni, zastępczy bądź w formie awizo. W przypadku wystąpienia z wnioskiem lub wyrażeniem takiej zgody, możliwe jest doręczenie osobie fizycznej pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Pisma jednostce organizacyjnej doręcza się: w lokalu siedziby takiego podmiotu, bądź w formie awizo. W przypadku wystąpienia z wnioskiem lub wyrażeniem takiej zgody, możliwe jest doręczenie jednostce organizacyjnej pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej.